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給与支払いを合理化する「窓付き封筒」

給与ソフト対応の封筒をつくるメリット

給与袋以外の用途にも使える

窓つき封筒

給与ソフト対応の封筒とは、「表に会社名が印字され、給与明細の宛名部分が外から見えるように窓をつけた封筒」のことです。

ひと昔前の給料袋は封筒の表に大きく「給料」などと印字されていました。しかし給与ソフト対応封筒はとてもシンプルなデザインですので、会社の郵便用封筒など他の目的で使うことができます。

給与明細の宛名を流用できる

給与明細には、社員の氏名・所属する部署・管理コード(社員番号など)が明記されています。封筒の窓から明細の宛名部分が見えれば、そのまま封筒の宛名として流用できるので便利です。

給与ソフト対応の封筒を作る際の注意点

給与ソフト対応の窓付き封筒を作る場合は、以下のポイントに注意しましょう。

窓から明細の宛名が見えているか

給与ソフトで明細をプリントしたときに、宛名部分が用紙のどの位置に印字されるのかをチェックしましょう。宛名の位置次第では、給与袋に明細を入れたときに窓から宛名が隠れてしまうので注意が必要です。

封筒のサイズに注意

封筒には長3、A4三折、洋長3などの規格があり、サイズが厳密に決められているからです。給与明細のサイズが封筒よりも大幅に小さいと、封筒の中で動いてしまい、窓から明細の宛名部分が隠れてしまいます。

封筒は透けない素材を使う

給与明細は個人情報の塊ですので、封筒の外から透けるのは禁物です。封筒の素材には安価で透けやすいタイプもあるので注意しましょう。

窓の種類を適切に選択する

窓付き給与袋の窓は「セロハン窓と「グラシン窓」の2種類があり、それぞれにメリット・デメリットがあるので適切に選択しましょう。

セロハン窓のメリット・デメリット

セロハン窓は透明度が高く宛名がはっきり見えます。強度も高いのである程度の衝撃にも耐えられますしかし廃棄する際に、自治体によってはセロハン部分を分別しないといけません。会社のレーザープリンタで文字を印字する場合、セロハンは熱に弱いので窓にシワがよってしまうというデメリットもあります。

グラシン窓のメリット・デメリット

グラシン窓は紙製ですので廃棄する際の分別は不要です。レーザープリンタで印刷をかけても窓にシワはよりません。

しかし紙ですからセロハンよりも透明度が低く宛名ははっきり見えないという点がデメリットです。強度も低く、ちょっとした衝撃で破れてしまうおそれがあります。

「テープ付き」にするか否か

給与ソフト対応の封筒には、糊付けのいらない「テープ付きタイプ」があります。便利ですが、テープなしに比べると1.5倍から2倍ほど割高なので、十分にコストチェックをふまえた選択をする必要があります。

ソフトとの連携について

発注する際には業者から「どの給与ソフトを使用しているか」について確認されますし、通販で購入する場合でも商品情報欄に対応ソフトについて明記されています。

したがって給与ソフトとの連携で問題が生じることはまずありませんが、念のため発注前にはサンプルをもらい、自社の給与ソフトに適合しているかチェックしましょう。

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