封筒作成のコツ&おすすめの封筒印刷会社を教えます

おすすめの封筒印刷会社3社で見積もりを徹底比較!

マイナンバー対応の扶養控除申告

扶養控除申告書用封筒

2015年10月5日に導入され始めたマイナンバー制度。翌年からは行政手続きにおけるマイナンバーの利用がスタートし、税金や社会保障、災害対策などさまざまな範囲で活用されることになりました。

特にサラリーマンにとって身近なのが年末調整で、会社に提出する書類にマイナンバーを記載する必要があります。

会社は提出された書類をもとに源泉徴収票や給与支払報告書を作成するわけですが、マイナンバーには大事な個人情報がつまっているので適切に管理・保管しなければなりません。

従業員が安心して自らのマイナンバーを提出できるよう、企業側もマイナンバー対応の扶養控除申告書用封筒を用意するなどしかるべき対策を取ることが大切です。

ここではこれからマイナンバー対応の扶養控除申告書用封筒を作成しようと考えている方向けの情報をまとめてみました。

マイナンバー対応の扶養控除申告書用封筒を作成する時のポイント

マイナンバー対応の扶養控除申告書用封筒を作成する際は、以下のポイントをおさえることが大事です。

ポイント1.透けにくい紙を使用する

個人情報が記載された書類を入れる封筒において、最も重要なポイントは中身が外から透けて見えないことです。

普通の用紙では光にかざすとうっすら中身が見えてしまう可能性があるので、内側がグレーになっているものなので、透けにくい素材を使うことが大前提となります。

ポイント2.撥水機能をつける

紙は水に濡れると破けやすくなったり、中身が透けて見えるようになったりする危険性があります。

撥水機能付きの用紙を使用して作成すれば、万一水に濡れてしまっても中の書類を損傷したり、第三者に見られたりする心配はありません。

ポイント3.窓から氏名だけが見えるようにする

窓が大きな封筒を使用すると、角度によっては中身を覗くことが可能となってしまいます。

封筒の窓は氏名だけが見えるよう、できるだけ小さく、かつ幅の細い状態に仕上げるのがポイントです。

ポイント4.中身についての注意書きをつける

扶養控除申告書などの書類を管理する部署は会社ごとに決まっていますが、表に何も記していない封筒が置いてあったら、他部署の人がうっかり開封してしまうおそれがあります。

うっかりミスを避けるよう、封筒の表には「扶養控除等申告書などが入っています」といった注意書きを印字しておくと良いでしょう。

マイナンバー対応の扶養控除申告書用封筒作成を依頼する時の注意点

マイナンバー対応の扶養控除申告書用封筒の作成は外部の業者に依頼するのが一般的ですが、業者によってサービスの内容が異なります。

大事なマイナンバーを取り扱う封筒を作るわけですから、価格だけで決めることなく、よく吟味してから選ぶようにしましょう。

注意点1.オーダーメイドに対応しているかどうか

マイナンバー対応の扶養控除申告書用封筒を販売している業者は複数ありますが、「もっと透けない素材を使用したい」「社名やロゴを入れたい」など企業ごとのニーズに応えてくれるオーダーメイドに対応している業者を選ぶのがおすすめ。

既製品より価格は少し高くなりますが、そのぶん利便性や安全性の高いオリジナル封筒を作成することができます。

注意点2.サンプルがあるかどうか

業者によっては封筒に使用する用紙のサンプルを無料で送ってくれるところがあり、実際に紙の質感や色、厚みなどを確かめることができます。

作成してから後悔することのないよう、初回はサンプルを用意してくれる業者を選んだほうが安心です。

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