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求人者向けの送付資料作成もオリジナル封筒で

封筒のイメージ

「求人の資料だからとりあえず今会社にある封筒で間に合わせる」という対応は入社希望者にも伝わってしまいます。

求人者用のオリジナル封筒を選ぶことで、より良い人材に入社してもらえる可能性が高くなります。

文部科学省による平成29年度大学等卒業予定者の就職内定状況調査では、就職内定率は86%、

短期大学でも75%以上と、非常に高い内定率となっています。

この就職率が高い、「売り手市場」は数年続くと言われています。

売り手市場だと求人を探している学生に余裕があるため、求人資料の送付1つで「この企業をやめよう」と考えてしまうことがあります。

求人資料送付封筒の基本

まず、求人資料の送付1つで採用を失敗しないように、求人者向け資料送付に使用する封筒について基本的なことを押さえていきましょう。

送付物が水濡れしないように

送付物の発送時には問題がなくても、相手に届ける前に雨で濡れてしまうということもあります。

特に、学生が住んでいるアパートなどの郵便受けはしっかりしていないにこともあり、不在の間にポストの中で水濡れしてしまうことも考えられます。水濡れ対策をしておくに越したことはありません。

防水対策としては封筒自体を防水のラミネートやビニール封筒、PP加工にする方法があります。

ロウ引きをするという方法もありますが、アンティーク感が出やすいので、企業イメージに合っているかも考えて使用する必要もあります。

量が多いなら簡単に封ができるように

企業の規模によっても異なりますが、求人者向けの資料は不特定多数に送付することもあります。

大量の封筒を1つ1つ糊付けして封をするのは作業効率が悪くなってしまいます。

自動封入機があれば、それに合わせた口糊加工を、なければ剥離紙のついたテープ加工がお勧めです。

入社資料の送付は封筒に余裕をもつ

次に、入社資料を送付する際に、気をつけることを伝えます。

入社資料を送付する際は、封筒の大きさにゆとりがあるといいでしょう。

具体的な方法をご紹介します。

資料が多いならマチをつける

企業によっては会社概要の資料を合わせて送付することもありますが、厚みがあるのであれば封筒もマチ付きにしましょう。

資料を取り出そうとした際に封筒にあまりにもギリギリに入っていると、悪い印象を与えるだけでなく、封を開ける際に中身も一緒に切ってしまう自体も防げます。

封筒のサイズは資料に合わせて

数枚の書類を折るのであれば定形封筒でも良いですが、厚めの資料を送付する際には角型封筒を使用します。

A4サイズの資料なら角形2号の封筒、資料がB5サイズなら角形3号を使用することで、少し封筒に余裕ができます。

封筒に余裕があればクッションも

資料を守るためにクッション封筒を利用する方法もあり、中身がビニールクッションなので、水濡れの防止効果もあります。

しかし、クッションの分だけ厚くなるので、封筒自体は余裕をもっていなければいけません。

採用結果を送付する際の注意点

最後に、採用結果を送付する際、どのような点に注意してオリジナル封筒を作成すればよいかということを考えていきましょう。

採用結果通知でも気は抜かない

採用結果の通知を送付する際も、選考が終わったからと手を抜いてはいけません。

採用決定の場合でも売り手市場ならば内定を複数社から受けているケースも多く、他の企業を選ぶという方もいます。

もし僅差でどの会社を選ぶか悩んでいる場合、採用結果送付の気遣い1つが企業を選ぶポイントになる場合があることを忘れてはいけません。

また不採用の通知を送付する場合でも、その方は今後「顧客」となる可能性もあります。

通知の印象が悪くなってしまい「もうこの会社とは関わらない」と思われないようにしましょう。

例えば、開けやすいようにミシン目加工をすることも気遣いの1つです。

個人情報が透けないように

採用結果の連絡をするということは、宛先以外の個人情報を送付するということです。

事務処理を減らすために窓付きを使っている企業も多いと思いますが、窓の大きさは送付物資料に合わせたものにしましょう。

窓が予想よりも大きくなってしまい、少しずらせば結果が窓から見えてしまうこともあります。

また防水で挙げたように、ロウ加工の場合、工程上中身が透けやすいので個人情報が透けないように1枚紙を挟んだり、別の防水方法にする必要があります。

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