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請求書・見積書のビジネス書類用オリジナル封筒を作成

書類封筒

見積書や請求書は重要な書類ですので、届かないとトラブルに発展することがあります。実は届いていたのにDMと間違われて捨てられていた、というのも結果としては届いていないのと同じことになってしまいます。

そのため、封筒自体を他と差別化するというよりは「内容物が一目でわかる」ことが請求書や見積書では重要です。

DMと間違われないポイント

封筒に内容を記載する

見積書在中や請求書在中とスタンプなどで記載しておくのが一般的ですが、多数送付する際には押す作業も手間になってしまいます。

この内容物が印刷されている封筒を用意しておくことで、事務処理を減らすことができます。

表に社名を印刷

届け先が会社の場合、どの取引先から発送された書類かで受け取る部署を変える場合もありますので、社名はわかりやすく表面に記載しておくと親切です。

こちらも在中の文言と同様で、あらかじめ社名やロゴを印刷しておくことができます。

シンプルな封筒に

封筒はDMと区別するために派手な色にしたり広告を入れたりせず、シンプルな白が一般的です。

白以外の色を使用する場合、企業イメージの色封筒にするのは良いですが、あまり何色も使わずに一色だけにするのが良いです。

封筒の紙質で企業イメージにプラス

毎月送付する封筒の紙質の選定で、企業イメージを良くすることもできます。コットン紙は環境に優しい紙でありながら、上品な印象を与える紙です。

窓付き封筒にする利点

処理だけでなくミスも防げる

送付数が多い場合は窓付き封用を利用することでも事務処理を軽減できますが、窓付きは他にもメリットがあります。 

宛先は封筒の窓を使用しない場合、手書きやラベル張りなどの方法をとることがありますが、これは作業工程上中身の入れ間違いが発生することがあります。

名前や請求内容が別の人に漏れると個人情報漏洩という大きな問題に発展するケースも出てきますが、窓付き封筒であれば中身の書面に記載されている住所がそのまま郵送の宛先となりますので、宛先と中身が異なるというミスを防ぐことができるのです。

データ持ち込みやテンプレート作成で窓を調整

窓付きを使用する場合、窓に丁度宛先情報部分がくるように内容書面と封筒デザインを合わせる必要があります。

封筒のレイアウトを注文サイト上で作れたり自分でデータを持ち込んで印刷してもらえるサービスもあり、上手く使うことで内容と封筒のデザインを合わせやすくなります

別用途のものに流用することも可能

窓と書面の内容を自社でデザインすることができれば、「○○在中」の文字も窓内で見られるように書面を作成すれば、封筒に文言を印刷する必要もありませんので見積書や請求書以外にも封筒を流用することもできます。

またサービスのブランドやサイト名が複数あって社名よりも知名度が高い場合、それぞれの名前が入った封筒を作成するケースがありますが、これも窓のデザイン次第で封筒ではなく中身の書面に印刷することも可能になり、全てのブランドやサービスで封筒を共通のものとすることが可能になります。

封筒のサイズは主に2種類

折って定形郵便で送付

主に見積書や請求書はA4サイズの書類になるのが一般的ですが、A4サイズを折って郵送する場合は長形3号か洋形0号の大きさが向いています

どちらもA4書類を3つ折にして定形郵便で送付することができるので、郵送料も封書の中では一番安くなります。

長形3号は短い側の辺が開封される縦タイプで、洋形0号は長い部分が開封される横タイプです。

封筒に窓をつける場合、長形3号だと書類の住所記載部分にうまく窓を合わせられないケースが多いですが、洋形0号であれば窓も横長となるので、書類の住所部分に大きさを合わせやすくなります。

そのまま送付なら角形2号

定形外郵便のため、郵送料が少し高くなりますが、A4サイズを折らずにそのまま入れるのであれば角形2号が一般的です

この大きさの利点として、定期的に商品を購入してもらう業種などであれば都度カタログを同封することも可能です。

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